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demandeur

part time Assistant(e) Services Généraux (H/F)

En tant que Voyages-sncf.com à La Défense

Recruteur Voyages-Sncf.com

D’habitude, nous commençons nos annonces en parlant de nous.

En plus de paraître narcissiques, nous sommes persuadés que vous ne lisez pas cette partie. Dans 90% des cas (oui oui nous l’assumons !) c’est du blabla corpo que vous retrouverez aisément partout.

Alors parlons directement de ce que nous vous proposons de faire chez nous!


Missions du poste

Les missions :

L’assistant(e) Accueil et services généraux assurera des missions répartis en 3 grands domaines :

- L’accueil pour les Directeurs du site
- Les services généraux
- L’environnement de Travail


1) L’accueil de la Direction

- Répondre aux appels téléphoniques en utilisant les formules de politesse adéquates en français et en anglais,
- Prendre les messages, transmettre les communications aux destinataires.
- Accueil et accompagnement des visiteurs extérieurs.
- Réception et récupération du courrier ; Affranchissement et dépôt au courrier
- Préparation et gestion des envois internationaux Fedex
- Peut être amenée à réserver les déplacements des Collaborateurs.


2) Les services généraux

- Etre au service des collaborateurs pour leurs attentes/besoins : répondre à leurs questions sur le mode d’organisation : besoins Barco, ouverture de salles fermées, etc…
- Liaison avec le PC sécurité en cas d’astreintes exceptionnelles
- Gérer les commandes et livraisons de plateau-repas/petits déjs
- Suivre de façon hebdomadaire les mouvements des collaborateurs et les changements de micro-zoning
- Suivre la bonne qualité du ménage
- Vérifier le bon état des salles de réunion et des espaces collectifs en général
- Remontée des dysfonctionnements lié au site (Clim, eau, elec etc … ) et suivi des corrections.
- Gestion, commande et réception des fournitures de bureau
- Gestion des salles de réunion non réservables
- Réaliser la ronde qualité telle que définit


3) Environnement de Travail

- Gestion des Badges pour l’ensemble des sites parisiens en collaboration avec les assistants SG de chaque site.
- Gestion de l’interface technique en lien avec les fichiers de l’administration du personnel.
- Organisation de déménagement/déplacement de collaborateurs
- Coordonner les prestataires de déménagement/travaux selon consignes de la responsable ;
- Saisir les Bon de Commande dans le logiciel de comptabilité
- Effectuer les reportings demandé sur l’activité
- Collaborer à la mise à jour des procédures Services Généraux
- Participe à la mise à jour des contenus de l’intranet relevant du pôle Environnement de Travail.
- Participe à la démarche de bien-être au Travail pour le groupe.
- Propose et participe aux actions de la communication visant à améliorer la convivialité et le bien être
- Mise à jour de l’ensemble des tableaux de suivi et indicateurs nécessaires.
- Assurer le Back up des autres assistantes SG.


Profil recherché

- Vous avez une 1ère expérience dans les Services Généraux .
- Vous êtes autonome et réactif
- Vos organisation est irréprochable et vous savez gérer plusieurs tâches
- Vous savez user de tact, de diplomatie et avez un véritable sens du service
- Vous maitrisez le pack office et êtes très à l’aise avec l’outil informatique.
- Anglais indispensable

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Publié le 13-03-2017
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